Traçabilité des médicaments à la Citadelle

Le ScanDisplay aRdent scanne un médicament et affiche les informations en temps réel

Le service pharmacie de l'Hôpital de la Citadelle (Liège) a déployé une solution de scan à la délivrance pour assurer la traçabilité des numéros de lots, réduire le taux d'erreur et améliorer l'efficacité opérationnelle, sans se lancer dans un projet lourd de robotisation.

Le client

L'Hôpital de la Citadelle est un hôpital public situé à Liège : plus de 600 médecins, 4 100 collaborateurs, 900 lits répartis sur 3 sites hospitaliers.

Sa pharmacie hospitalière, dirigée par Blaise Delhauteur, pharmacien chef, traite chaque année près de 700 000 lignes de distribution pour approvisionner les 900 lits. L'équipe compte 46 équivalents temps plein et gère un volume annuel de 140 millions d'euros, soit un quart du budget de l'hôpital.

Le contexte

Jusqu'en 2023, la distribution des médicaments reposait sur des listes papier. Aucun numéro de lot n'était capturé au moment de la délivrance. En cas de rappel de lot ou d'inspection, il n'était pas possible de savoir quels patients ou unités de soins avaient reçu un lot spécifique.

En pharmacie hospitalière, l'objectif reste le zéro erreur. Chaque confusion de produit, chaque oubli, chaque médicament périmé qui passe entre les mailles représente un risque pour le patient. Sans outil de mesure numérique, il était difficile de quantifier précisément les erreurs et d'identifier où se situaient les problèmes.

La directive européenne FMD (Falsified Medicines Directive) et l'arrêté royal belge du 30 septembre 2020 imposent désormais une traçabilité des lots à la délivrance. La pharmacie devait trouver un moyen de capturer systématiquement les codes DataMatrix sur chaque boîte de médicament délivrée.

Deux pistes ont été étudiées puis écartées : l'encodage manuel dans l'ERP (estimé à 1,1 ETP supplémentaire, avec un risque d'erreur élevé) et la robotisation (1,5 à 2 M€, délai de 2 à 5 ans, flexibilité limitée). La pharmacie s'est orientée vers une troisième voie : intégrer le scan directement dans le geste de préparation.

La solution déployée

La solution retenue est Picking Pilot for Hospitals, une plateforme logicielle développée par Get Your Way (Liège), interfacée avec l'ERP hospitalier Infohos. Elle couvre trois modules : Distribution, Réception et Inventaire.

Concrètement, chaque assistant en pharmacie prépare ses chariots comme avant, mais avec un scanner mains libres, le ScanDisplay, qui affiche la ligne en cours et vérifie chaque produit scanné en temps réel :

1. Préparation : attribution et planification des tâches

2. Picking : scan mains libres avec vérification automatique

3. Traçabilité : enregistrement des données pour la conformité

• L'opérateur sélectionne une unité de soins. L'écran affiche la première ligne de commande.
• Le produit est scanné. Le système vérifie : bon produit, bon lot, date de péremption valide.
• En cas d'écart (mauvais produit, produit périmé, lot rappelé), l'écran bloque la délivrance. L'opérateur doit corriger avant de poursuivre.
• Chaque ligne doit être traitée. Les oublis sont structurellement impossibles.
• Lorsqu'un médicament n'est pas délivré (stock insuffisant), le système enregistre un report documenté, là où le flux papier perdait l'information.

Le temps moyen par article est de 37 secondes. La formation d'un nouvel opérateur prend environ 30 minutes.

L'approche projet

Le projet a été mené de manière itérative, avec une équipe resserrée des deux côtés :

• Côté Hôpital de la Citadelle : Blaise Delhauteur (pharmacien chef), Catherine Lenoir (pharmacienne chef adjointe), 6 assistants pharmaceutiques pilotes, le service IT et le service Achats de l'hôpital.
• Côté Get Your Way : 1 gestionnaire de projet, 1 développeur, 1 ingénieur hardware.

Phasage du projet

Le déploiement a suivi quatre phases :

• Cadrage : définition des besoins et des flux prioritaires avec l'équipe terrain.
• Pilote restreint : déploiement sur quelques unités de soins pour valider l'ergonomie et les processus.
• Itérations : retours utilisateurs réguliers, ajustements sur les interfaces, les règles de gestion et le matériel.
• Expansion : extension progressive à toutes les unités et ajout des modules Réception et Inventaire.

Le service Pharmacie est resté décisionnaire sur les processus métier. Get Your Way assurait la conception, la configuration et la maintenance de la solution.

Les résultats (données Q4 2025)

Le système couvre actuellement 20 % des flux de distribution (75 000 lignes sur 355 000 au S2 2025). L'extension aux flux restants est en cours.

Traçabilité

Avant le projet, aucun numéro de lot n'était enregistré lors de la distribution. Sur le périmètre couvert par Picking Pilot, 94 % des médicaments sont désormais tracés avec capture du numéro de lot. Les 6 % restants correspondent à des produits sans identifiant unitaire (dispositifs médicaux, produits en vrac).

Détection des non-conformités

Au S2 2025, 3 396 scans non conformes ont été détectés sur environ 74 000 médicaments scannés, soit un taux de détection de 4,85 %. Chaque alerte déclenche une vérification immédiate. Les erreurs sont corrigées avant que le médicament ne quitte la pharmacie.

Sur l'ensemble de l'année 2025, la pharmacie a enregistré 250 erreurs de confusion produit (tous flux confondus). Sur le périmètre couvert par Picking Pilot (20 % des flux), aucune erreur de confusion n'a été constatée au Q4 2025.

Évolution des erreurs de distribution

Graphique d'accumulation des erreurs de distribution en 2025

Sur les 9 premiers mois de 2025, 203 erreurs de confusion ont été enregistrées (moyenne de 22,5/mois). Sur les 3 derniers mois, ce chiffre tombe à 29 erreurs (9,6/mois), soit une baisse de plus de 50 % à volume constant.

Adoption

La montée en charge s'est faite progressivement :

• Q3 2024 : 88 médicaments scannés, taux de scan 72,73 %. Pilote.
• Q4 2024 : 357 médicaments, 63,59 %. Ajustements matériel et processus.
• Q1 2025 : 1 627 médicaments, 74,80 %. Premières UDS en production.
• Q2 2025 : 16 057 médicaments, 86,69 %. Extension progressive.
• Q3 2025 : 34 500 médicaments, 92,16 %. Montée en charge.
• Q4 2025 : 39 634 médicaments, 94,32 %. Régime de croisière.

La baisse du Q4 2024 correspond à l'intégration de nouveaux opérateurs. La remontée régulière à partir du Q1 2025 reflète l'appropriation du système par les équipes.

Le taux d'erreur global de la pharmacie s'est par ailleurs stabilisé à 0,05 %, malgré une augmentation de 44 % des volumes de distribution entre S1 2024 et S2 2025.

Indicateurs en temps réel

Tableau de bord Picking Pilot — indicateurs de traçabilité et d'efficacité

Un tableau de bord intégré à Picking Pilot permet de suivre en temps réel : taux de scan, lots tracés, médicaments délivrés, erreurs détectées, ajustements, substitutions et temps moyen par article.

Perspectives

Le déploiement est prévu pour atteindre progressivement la couverture complète :

• 1er semestre 2026 : extension aux unités de soins restantes, objectif 50 % des lignes.
• 2026–2027 : couverture de l'ensemble des 700 000 lignes de distribution annuelles.
• En exploration : extension aux distributions patients nominatives et aux armoires d'étage.

Témoignage

Sur 74 000 scans, on a intercepté 3 400 problèmes. Le scan ajoute quelques secondes par ligne, mais il a supprimé le doute. Quand le système valide, c'est bon. Quand il bloque, il y a une raison. Avant, on ne savait pas où étaient les erreurs. Aujourd'hui on a des données, et les équipes travaillent avec plus de sérénité.

Blaise Delhauteur — Pharmacien chef, Hôpital de la Citadelle

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Étude de cas rédigée sur la base du dossier de candidature Logistics Project of the Year 2026 de l'Hôpital de la Citadelle. Les citations attribuées à Blaise Delhauteur sont reconstituées et devront être validées avant publication.