Arrêté royal et traçabilité des médicaments : comment les hôpitaux peuvent relever le défi

Depuis le 1er janvier 2024, un arrêté royal (publié initialement le 20 septembre 2020) est entré en application. Il impose aux hôpitaux belges une nouvelle obligation : tracer les numéros de lots des médicaments délivrés jusqu'à chaque patient.

Concrètement, cela signifie qu'à tout moment, un hôpital doit être capable de dire quel patient a reçu quel médicament et de quel lot il provient. Un enjeu majeur pour la sécurité des patients, mais aussi un défi logistique colossal pour les pharmacies hospitalières.

Cette obligation réglementaire représente un tournant décisif dans la gestion pharmaceutique hospitalière.

Data Matrix sur boîte de médicament

Pourquoi cette traçabilité est devenue indispensable ?

Chaque année, des milliers de médicaments sont distribués dans les hôpitaux belges. Lorsqu'une erreur de production survient et entraîne un rappel de lot, il est essentiel de pouvoir identifier rapidement les patients concernés.

Cette traçabilité permet de :

• garantir la sécurité du patient
• assurer la qualité et la conformité des médicaments
• répondre aux exigences légales européennes en matière de lutte contre la falsification des médicaments

Mais entre théorie et pratique, il y a un fossé. Dans de nombreux établissements, la traçabilité repose encore sur des processus manuels qui utilisent un support papier, ce qui rend son application quotidienne complexe et chronophage.

Médicaments en pharmacie hospitalière

Les défis pour les hôpitaux

Les pharmacies hospitalières sont au cœur du processus : elles réceptionnent, stockent et distribuent chaque année des centaines de milliers de médicaments. Pour se conformer à la législation, il faut être capable d'associer à chaque délivrance un numéro de lot unique, une tâche fastidieuse si elle n'est pas automatisée.

Les principaux obstacles rencontrés sont des processus encore manuels, parfois basés sur des formulaires papiers, des coûts élevés pour la mise en conformité, mais aussi un manque d'intégration digitale dans les flux existants et une charge de travail accrue pour les pharmaciens et assistants.

La clé pour surmonter ces difficultés ? Une digitalisation pragmatique et centrée sur le terrain.

Les solutions existantes : automatisation, reconnaissance d'image ou flexibilité ?

Face à ces défis, plusieurs types de solutions se sont développées :

La robotisation complète

Certains hôpitaux investissent dans des robots capables de scanner automatiquement les boîtes, de vérifier les dates de péremption et d’enregistrer les numéros de lots. Ces armoires automatisées assurent la délivrance des médicaments dès qu’un ordre leur est transmis, permettant au personnel de se consacrer à d’autres tâches pendant que le robot travaille en autonomie.

Cette solution présente de véritables avantages : une automatisation complète de la traçabilité, une réduction des erreurs humaines et une constance dans le traitement des médicaments. Elle garantit ainsi une rigueur difficile à atteindre manuellement.

En revanche, ces systèmes demandent un investissement important, des infrastructures adaptées et implique des délais de mise en œuvre conséquents. Leur efficacité dépend aussi de leur capacité à traiter l’ensemble des médicaments, ce qui n’est pas toujours possible : certaines dimensions de boîtes ne sont pas compatibles, et tous les modèles ne disposent pas d’une zone "frigo" pour les médicaments devant rester au frais. Dans ces cas, des solutions complémentaires restent nécessaires pour assurer la sécurité et la traçabilité complètes.

Boîte de médicament avec informations GS1

L'approche hybride et humaine

Plutôt que de remplacer le personnel, Get Your Way propose une solution qui l'accompagne. Notre technologie repose sur une combinaison logiciel + matériel + humain : des scanners intelligents qui lisent tous types de codes-barres (1D, 2D, DataMatrix…), associés à un système flexible qui s'adapte à la réalité du terrain hospitalier. Pas besoin de robot ni de reconditionnement complet, une mise en place rapide (environ un trimestre) et surtout une traçabilité fiable, évolutive et abordable.

La reconnaissance d'image ouvre des perspectives intéressantes pour l'avenir, mais chez Get Your Way, nous faisons le choix de nous appuyer sur une technologie déjà largement éprouvée et certifiée : le code-barres.

Il reste aujourd'hui la méthode la plus fiable et la plus précise pour garantir une traçabilité sans ambiguïté. Chaque code-barres scanné correspond à une donnée exacte, immédiatement vérifiable et intégrable dans les systèmes hospitaliers existants.

Notre approche :

• garantir une traçabilité sans ambiguïté
• réduire les erreurs humaines,
• s'adapter aux infrastructures déjà en place

En somme, là où la reconnaissance d'image tente encore de "deviner", nous assurons.

Une vision plus large que la simple traçabilité

Chez Get Your Way, la traçabilité du numéro de lot n'est qu'un point de départ.

Notre mission est de digitaliser l'ensemble des flux logistiques hospitaliers : réception, distribution, inventaires, gestion des périmés, retours, commandes internes… Notre solution est évolutive, développée en continu à partir des retours du terrain, pour que chaque hôpital dispose d'outils qui grandissent avec lui.

L'objectif final ? : un environnement hospitalier plus sûr, plus efficace et plus humain, où la technologie soutient le personnel au quotidien.

Cet arrêté royal a marqué une étape essentielle pour la sécurité des patients, mais il a aussi révélé la complexité de la mise en conformité pour les hôpitaux. Face à la rigidité et la complexité de certaines solutions existantes, Get Your Way propose une approche simple, pragmatique et évolutive, où la traçabilité devient un levier d'efficacité plutôt qu'une contrainte.

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Découvrez comment Get Your Way aide les hôpitaux à franchir le cap de la digitalisation, en toute sérénité et transformez vos défis de traçabilité en opportunités d'efficacité.

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