Inventaire annuel en pharmacie hospitalière : traçabilité, efficacité et analyse des pertes

Et si les chiffres de l'inventaire pouvaient être lus pendant le comptage, sans ressaisie ni consolidation ? Une courte vidéo en donne l'aperçu.

Les pharmaciens hospitaliers maîtrisent leur inventaire annuel : la préparation, le tri, le pré-comptage et l'organisation des équipes relèvent de leur métier. Ce qui reste souvent plus lourd se situe autour du comptage : la circulation des feuilles, la retranscription des quantités, la consolidation des résultats, puis la recherche des écarts une fois l'opération terminée.

Cet article s'intéresse à cette dimension de l'information. Il s'appuie sur ce que nous observons avec les équipes qui utilisent nos outils, notamment à l'Hôpital Brugmann, autour de trois questions : comment gagner du temps le jour J, comment garder la trace de chaque comptage, et comment comprendre où se situent les pertes.

L'équipe de l'Hôpital Brugmann réunie pour l'inventaire

Ce que le comptage sur papier laisse de côté

Sur le terrain, les mêmes tâches intermédiaires reviennent d'une année à l'autre :

les feuilles de comptage à rassembler et à classer,
une écriture à déchiffrer ou un chiffre ambigu, qui oblige à recompter,
la retranscription des quantités dans un fichier ou dans le système de gestion, avec une double saisie et un risque d'erreur de frappe,
la consolidation des résultats de plusieurs équipes, souvent une fois le comptage terminé,
et, au bout du compte, peu d'éléments pour savoir quel compteur a saisi quoi, où et à quel moment.

Ces tâches n'ajoutent rien à la qualité du comptage. Elles allongent l'opération et laissent peu de matière pour analyser le résultat.

Gagner du temps : l'exemple de l'Hôpital Brugmann

À l'Hôpital Brugmann, la pharmacie a réalisé son inventaire avec le module Inventaire de Picking Pilot. Sur le terrain, les équipes ont utilisé les terminaux mains libres aRdent ScanDisplay, portés au poignet, pour scanner et encoder les quantités. Le déroulement était le suivant :

on scanne un emplacement, puis la boîte de médicament concernée,
on encode la quantité directement sur place,
on signale les boîtes périmées,
puis on passe à l'article suivant.

Écrans du terminal aRdent ScanDisplay pendant l'encodage : scan de l'article, quantité et périmés, détail de la référence

Six personnes ont travaillé en parallèle, chacune équipée de son terminal aRdent ScanDisplay connecté à la plateforme et encodant ses comptages directement sur le terminal, chacune de son côté. Les données ont été centralisées dans Picking Pilot, puis injectées dans le système de gestion de l'hôpital (InfoHos, de Zorgi). L'inventaire s'est terminé 90 minutes plus tôt que d'habitude. Ce gain tient en grande partie à la disparition des tâches intermédiaires : plus de retranscription, plus de double saisie, une consolidation immédiate.

Voir l'avancement en temps réel

Comme les quantités sont saisies à la source, l'avancement est consultable pendant le comptage, sans interrompre les équipes : pourcentage de références comptées, nombre de saisies, doublons, références hors liste, répartition entre références exactes, au-dessus et en dessous de l'attendu, et plan de comptage zone par zone avec les compteurs concernés et l'heure du dernier comptage. Les responsables voient où le comptage progresse et où il prend du retard, sans attendre la fin de la journée.

Suivi du comptage dans Picking Pilot : avancement global, saisies, doublons, statut des références et plan de comptage par zone (données de démonstration)

Tracer chaque comptage : doublons et recomptages

Quand plusieurs personnes comptent en parallèle, un même article peut être saisi plusieurs fois, parfois à des emplacements différents. Un écart important appelle souvent un recomptage. Dans les deux cas, l'information utile n'est pas seulement la quantité finale, mais aussi l'historique : qui a saisi quelle quantité, à quel emplacement, à quel moment.

Dans Picking Pilot, chaque saisie est conservée avec son auteur et son heure, et la quantité comptée d'une référence est la somme de ses saisies. Les doublons apparaissent donc, zone par zone, au lieu de se fondre dans un total, et un recomptage s'ajoute à l'historique au lieu de l'écraser. Le résultat final reste auditable : chaque chiffre peut être retracé jusqu'aux saisies qui l'ont produit.

Historique des saisies de l'inventaire dans Picking Pilot : produit, compteur, quantité et heure de chaque saisie (données de démonstration)

Comprendre où se situent les pertes

Une fois le comptage terminé, la question qui intéresse la pharmacie est rarement le nombre d'écarts, mais leur valeur et leur origine : manquants, excédents, pertes liées aux péremptions. Un classement par valeur met en évidence les références qui comptent vraiment. Dans l'exemple de démonstration ci-dessous, la référence la plus pénalisante pèse à elle seule 2 400 € sur 6 294,50 € de pertes enregistrées, et le solde net, pertes et excédents confondus, s'établit à −3 106,90 €.

Écarts valorisés dans Picking Pilot : solde, pertes face à l'excédent et classement des références par valeur (données de démonstration)

Les pertes liées aux péremptions disposent de leur propre vue : valeur des produits périmés trouvés au comptage, détail par référence, et distinction entre les produits périmés depuis plus de 30 jours et les autres. Elles se lisent ainsi séparément des autres écarts.

Pertes par péremption dans Picking Pilot : valeur des produits périmés, détail par référence et ancienneté de la péremption (données de démonstration)

Exporter le rapport

Le rapport s'exporte depuis l'inventaire, en CSV, en Excel ou dans un format dédié à Infohos, avec la possibilité de ne retenir que les produits comptés, d'ajouter les nouveaux produits et d'inclure la quantité périmée. Il est également possible d'y ajouter d'autres comptages, saisis manuellement (pour une autre zone, par exemple) ou issus de l'export d'un autre appareil, afin de consolider l'ensemble dans un fichier complet et propre, prêt à être importé dans le logiciel de gestion de stock, sans nouvelle saisie dans un tableur.

Assistant d'export de l'inventaire dans Picking Pilot : formats CSV, Excel et Infohos, et options de contenu (données de démonstration)

En résumé

Le comptage reste l'affaire des équipes de la pharmacie. Ce que le numérique apporte se situe de part et d'autre : moins de tâches intermédiaires pendant l'opération, un historique complet de chaque saisie, et des indicateurs qui permettent d'identifier rapidement où se situent les pertes. Get Your Way propose cette approche avec le module Inventaire de Picking Pilot et les terminaux mains libres aRdent ScanDisplay, présentée en 1 minute 16 dans la vidéo en tête de cet article, également disponible sur notre page Vidéos.

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Liens

YouTube : Inventaire annuel en pharmacie hospitalière : êtes-vous vraiment prêts pour le jour J ?

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