Jaarlijkse inventarisatie in de ziekenhuisapotheek: traceerbaarheid, efficiëntie en analyse van verliezen

Wat als de cijfers van de inventarisatie tijdens de telling konden worden gelezen, zonder overschrijven of consolidatie? Een korte video geeft een voorsmaakje.

Ziekenhuisapothekers beheersen hun jaarlijkse inventarisatie: de voorbereiding, het sorteren, het vooraf tellen en de organisatie van de teams horen bij hun vak. Wat vaak zwaarder weegt, speelt zich rond de telling zelf af: de lijsten die rondgaan, het overtypen van hoeveelheden, het samenbrengen van de resultaten en daarna het zoeken naar verschillen zodra de operatie voorbij is.

Dit artikel behandelt die informatiekant. Het steunt op wat wij vaststellen bij de teams die onze tools gebruiken, onder meer in het Brugmann-ziekenhuis, rond drie vragen: hoe wint men tijd op de dag zelf, hoe houdt men een spoor van elke telling bij en hoe begrijpt men waar de verliezen zitten.

Het team van het Brugmann-ziekenhuis verzameld voor de inventarisatie

Wat tellen op papier onbesproken laat

In de praktijk keren dezelfde tussenliggende taken elk jaar terug:

telbladen die verzameld en geordend moeten worden,
een moeilijk leesbaar handschrift of een dubbelzinnig cijfer, waardoor opnieuw geteld moet worden,
hoeveelheden die worden overgetypt in een bestand of in het beheersysteem, met dubbele invoer en kans op tikfouten,
resultaten van meerdere teams die samengebracht moeten worden, vaak pas na afloop van de telling,
en uiteindelijk weinig gegevens over wie wat heeft ingevoerd, waar en wanneer.

Deze taken voegen niets toe aan de kwaliteit van de telling. Ze rekken de operatie op en laten weinig materiaal over om het resultaat te analyseren.

Tijd winnen: het voorbeeld van het Brugmann-ziekenhuis

In het Brugmann-ziekenhuis voerde de apotheek haar inventarisatie uit met de module Inventaris van Picking Pilot. In de praktijk gebruikten de teams de handsfree aRdent ScanDisplay-terminals, aan de pols gedragen, om de hoeveelheden te scannen en te registreren. Het verloop was als volgt:

men scant een locatie en vervolgens de betrokken geneesmiddelendoos,
de hoeveelheid wordt ter plaatse ingevoerd,
vervallen dozen worden gesignaleerd,
daarna gaat men naar het volgende artikel.

Schermen van de aRdent ScanDisplay-terminal tijdens het tellen: artikel scannen, hoeveelheid en vervallen eenheden, detail van de referentie (interface in het Frans)

Zes personen werkten tegelijk, elk uitgerust met een eigen aRdent ScanDisplay-terminal die met het platform is verbonden en hun tellingen rechtstreeks op het terminal registreert, elk aan hun kant. De gegevens werden in Picking Pilot gecentraliseerd en daarna ingevoerd in het beheersysteem van het ziekenhuis (InfoHos, van Zorgi). De inventarisatie was 90 minuten sneller klaar dan gewoonlijk. Deze winst is grotendeels te danken aan het verdwijnen van de tussenliggende taken: geen overtypen, geen dubbele invoer, een onmiddellijke consolidatie.

De voortgang in real time zien

Omdat de hoeveelheden aan de bron worden geregistreerd, kan de voortgang tijdens de telling worden geraadpleegd zonder de teams te storen: percentage getelde referenties, aantal registraties, dubbele registraties, referenties buiten de lijst, verdeling tussen exacte referenties en referenties boven of onder de verwachte hoeveelheid, en een telplan per zone met de betrokken tellers en het tijdstip van de laatste telling. De verantwoordelijken zien waar de telling vordert en waar ze achterop raakt, zonder tot het einde van de dag te wachten.

Opvolging van de telling in Picking Pilot: algemene voortgang, registraties, dubbele registraties, status van de referenties en telplan per zone (demonstratiegegevens, interface in het Frans)

Elke telling traceren: dubbele registraties en hertellingen

Wanneer meerdere mensen tegelijk tellen, kan hetzelfde artikel meermaals worden geregistreerd, soms op verschillende locaties. Een groot verschil vraagt vaak om een hertelling. In beide gevallen is niet enkel de eindhoeveelheid nuttige informatie, maar ook de geschiedenis: wie welke hoeveelheid registreerde, op welke locatie en op welk moment.

In Picking Pilot wordt elke registratie bewaard met haar auteur en tijdstip, en is de getelde hoeveelheid van een referentie de som van haar registraties. Dubbele registraties verschijnen dus, zone per zone, in plaats van op te gaan in een totaal, en een hertelling wordt aan de geschiedenis toegevoegd in plaats van die te overschrijven. Het eindresultaat blijft controleerbaar: elk cijfer kan worden herleid tot de registraties die het hebben opgeleverd.

Registratiegeschiedenis van de inventarisatie in Picking Pilot: product, teller, hoeveelheid en tijdstip van elke registratie (demonstratiegegevens, interface in het Frans)

Begrijpen waar de verliezen zitten

Wanneer de telling is afgerond, is voor de apotheek zelden het aantal verschillen de belangrijkste vraag, maar wel hun waarde en hun oorsprong: tekorten, overschotten, verliezen door vervaldatum. Een rangschikking volgens waarde brengt de referenties in beeld die er echt toe doen. In het demonstratievoorbeeld hieronder weegt de duurste referentie alleen al 2.400 € op 6.294,50 € aan geregistreerde verliezen, en bedraagt het nettosaldo, verliezen en overschotten samen, −3.106,90 €.

Gewaardeerde verschillen in Picking Pilot: saldo, verliezen tegenover overschot en rangschikking van de referenties volgens waarde (demonstratiegegevens, interface in het Frans)

Verliezen door vervaldatum hebben hun eigen weergave: waarde van de bij de telling gevonden vervallen producten, detail per referentie en een onderscheid tussen producten die langer dan 30 dagen vervallen zijn en de andere. Zo kunnen ze los van de andere verschillen worden gelezen.

Verliezen door vervaldatum in Picking Pilot: waarde van de vervallen producten, detail per referentie en hoelang geleden ze zijn vervallen (demonstratiegegevens, interface in het Frans)

Het rapport exporteren

Het rapport wordt vanuit de inventarisatie geëxporteerd, als CSV, als Excel of in een speciaal Infohos-formaat, met de mogelijkheid om enkel de getelde producten te behouden, nieuwe producten toe te voegen en de vervallen hoeveelheid op te nemen. Er kunnen ook andere tellingen worden toegevoegd, manueel ingevoerd (bijvoorbeeld voor een andere zone) of afkomstig uit de export van een ander toestel, om alles te consolideren in een volledig en net bestand dat klaar is om in de voorraadbeheersoftware te worden geïmporteerd, zonder nieuwe invoer in een rekenblad.

Exportassistent van de inventarisatie in Picking Pilot: formaten CSV, Excel en Infohos, en inhoudsopties (demonstratiegegevens, interface in het Frans)

Samengevat

De telling blijft de zaak van de apotheekteams. Wat digitale tools bijbrengen, ligt aan weerszijden: minder tussenliggende taken tijdens de operatie, een volledige geschiedenis van elke registratie en indicatoren die snel tonen waar de verliezen zitten. Get Your Way biedt deze aanpak met de module Inventaris van Picking Pilot en de handsfree aRdent ScanDisplay-terminals, voorgesteld in 1 minuut 42 in de video bovenaan dit artikel, ook beschikbaar op onze pagina Video's.

Ontdek de handsfree terminal · Praat over uw volgende inventarisatie

Links

YouTube: Jaarlijkse inventarisatie in de ziekenhuisapotheek: klaar voor de dag zelf?

Get Your Way: Onze video's